jueves, 27 de febrero de 2014

Implantar una cultura de reuniones Eficaces

Por ActionCOACH
¿Cuáles son las claves que nos ayudarán a sobrevivir a las mismas, e incluso, conseguir algún resultado de ellas?

La única forma de atajar este problema pasa por un cambio cultural, por decir “basta” como organización. Demasiadas veces se ha intentado enfrentar el problema con iniciativas aisladas, personales en muchos casos, que sólo han tenido un éxito parcial… y es que, no olvidemos, que: “Estar reunido NO es lo mismo (necesariamente) que estar trabajando.”
Para conseguir ese cambio cultural existen varias fases en las que focalizarnos:

Asumiendo que la reunión ha sido planificada correctamente, existen algunos puntos importantes en los que debemos enfocarnos en nuestro afán de cambiar la cultura de la organización (tarea harto difícil pero no imposible):

*PREPARACIÓN: Asumiendo que se ha planificado correctamente la reunión, todos los asistentes a la misma tienen claro:

- Que puntos concretos se van a tratar
- Que papel se espera de ellos en cada punto
- Cuanto tiempo tiene asignado cada punto
- Que información previa / documentación deben haber leído (y asegurarse que lo han hecho!)
– Que tipo de reunión es: Informativa / Discusión / Pedir permiso.

*PUNTUALIDAD: Una de las cosas que invariablemente provoca retraso en las reuniones son las “pequeñas faltas de puntualidad”. No hablo de esa persona que llega 15-20 min tarde, sino del continuo goteo de asistentes cada 2 minutos… que produce que desde el primero al último pueda haber transcurrido hasta 15 minutos perdidos. Para ello, nada mejor que establecer alguna regla que incentive la puntualidad.

*COMIENZO: Se debe comenzar leyendo el orden del día, lo que pone a todo el mundo en “la misma página”, y preguntar si alguien quiere introducir algún cambio.

*ESPACIO: El espacio donde se realice la reunión debe ser adecuado para ello, es decir, las condiciones de la sala deben cumplir los mínimos requisitos para esto. Aquí te damos en siguiente consejo: ¿Ya pensaste en ELIMINAR LAS SILLAS DE LA SALA?  Aunque a primera vista pueda parecer una pequeña barbaridad, la realidad es que obliga a concretar, y no perder el tiempo… ¡piénsalo!

*MODERACIÓN: Para que esa agenda pase de la “expresión de deseo” a la “realidad”, el papel del moderador cobra una importancia crucial. Debe existir una persona en la reunión que se encargue de hacer que la gente no salga de la “hoja de ruta” y discuta los temas que están en la agenda, controle los tiempos y cuando sea necesario sea capaz de decir: “No estamos avanzando por esta vía: dejemos éste tema para otra ocasión”

*DURACIÓN: La realidad es que en general no debería superar la hora, ya que si no la atención disminuye de forma drástica.

*TOMAR  NOTAS: Es especialmente importante que, además de que cada participante tome sus notas de una forma correcta, que exista una persona encargada de redactar un acta “2.0” (muy sencilla y operativa).Además, es recomendable tomar fotografías de esquemas, figuras…etc. dibujadas en cada pizarra y enviarlas a posterior como material de soporte.

*FINALIZAR: El objetivo último de la reuniones es TRANSFORMAR DECISIONES EN ACCIÓN. Para ello, a lo largo de toda la reunión, pero especialmente al finalizar debe quedar perfectamente claro:

- QUÉ acciones concretas se deben abordar (y no “buenas intenciones”, sino acciones únicas y atómicas, con el mismo concepto de “Próxima acción”)
– QUIÉN es el responsable de ejecutar cada acción
- CUÁL es el plazo para cada una de dichas tareas
- Si aplica, fecha de la próxima reunión


¿QUÉ OPINAS? ¿QUÉ OTRAS TÁCTICAS O TRUCOS CONOCES?

lunes, 10 de febrero de 2014

Que tu crecimiento no afecte tu flujo de efectivo.


Por Brad Sugars
CEO Global ActionCOACH
 
Todo mundo quiere hacer crecer su negocio, pero hacerlo crecer es un gran desafío para el cual no estamos preparados. Si tu empresa crece muy rápido, tendrás problemas de flujo de efectivo  y no hay vuelta atrás. Puede ser que tengas más clientes de los que puedes atender y necesitas crecer tu equipo o comprar más espacio, para mantener la capacidad de atender a los clientes nuevos.
Cualquiera que sea el reto, tienes 2 opciones para resolver el problema. Si sabes lo que haces, puedes capitalizar tu crecimiento; o encontrar un inversionista que tome las decisiones. De alguna u otra forma debes de aprender a manejar tu flujo de efectivo.
Pero ¿Cómo empiezas? Primero, revisa tu gap de efectivo
El gap de efectivo es ese tiempo de espera que hay entre lo que hay que invertir para crecer y que tanto tardas en crecer. Este es un ejemplo muy sencillo de cómo surgen los problemas por medio del flujo de efectivo. Supongamos que compras cierta cantidad de acciones hoy, las ordenas y en 30 días tienes que pagar por ellas. Vendes esas acciones a alguien para que las pague a 30 días y muchos de ellos toman 60 días en pagar. Ahora ves como el gap de efectivo puede traerte problemas mayores. Lo que la mayoría de las compañías deberían de ver en ese escenario, es cómo cambiar el modelo de compra-venta. De dejar que la gente compre con solo promesas y pasar a que compren con el dinero en la mano o a pagar en un corto plazo.
Pero ¿qué pasa con las compañías que ya están dentro de la industria que tienen problemas con su gap de efectivo?, por ejemplo los contratistas. ¿Cuándo fue que pagaste por el trabajo de remodelación que hicieron a tu cocina? Muy probablemente al final. ¿Por qué?  Porque, así es como siempre ha sido.
Esa forma de pensar es la que está dañando el negocio y definitivamente lo llevara directo a caer en el gap de efectivo y a más problemas con su flujo de efectivo.
Revisa los términos de pago, consulta con tus clientes la posibilidad de que te paguen mientras se está instalando o define el mejor momento para que no afecte a tu flujo de efectivo. En resumen, enseña a tus clientes como hacer negocios contigo.
Y con esta idea si tu requieres pagar algo a 30 días, pero tus clientes solo pueden pagarte a 60 días, mejor consíguete mejores clientes que sí quieran trabajar contigo y tus términos. No dejes que esto estorbe tu crecimiento.
Recuerda, el crecimiento real no depende del tamaño de tu negocio, depende de que tan grandes sean sus ganancias. Crecer por crecer es lo peor que puedes hacerle a tu negocio, pero si entiendes tu flujo de efectivo, el gap de efectivo y a manejar el crecimiento, tendrás un negocio con finanzas sanas.

martes, 4 de febrero de 2014

¿Por qué amamos tener un presupuesto?


Por ActionCOACH Evan Rubenstein

La gente con la que he trabajado sabe que me gusta mucho trabajar bajo un buen presupuesto. He realizado muchos presupuestos a lo largo del año y siempre agrego ciertos toques especiales a cada uno. 
 En los negocios, las ideas te llevan a un plan, un plan te lleva a la acción y una acción genera un resultado. Una buena idea con un mal plan nunca funciona. Al final del día, todo plan tiene que estar sujeto a un presupuesto y a una proyección de tu flujo de efectivo. Si no puedes hacerlos trabajar en papel, no funcionara en la vida real.
Cuando realizas un buen presupuesto, muchas de las trabas financieras de tu negocio pueden ser comprendidas y resueltas. Si tú sigues tu presupuesto sin muchas variantes, saldrás con un estimado de lo que planeaste
Existen varias herramientas o templates disponibles en la red para que los puedas utilizar, pero en mi opinión, creo que cada dueño de negocio debe de construir su propio reporte usando Excel, si eres creativo, puedes hacer cosas muy complejas en tu presupuesto, con el fin de tener un reporte más completo y versátil que pueda resolver muchos “¿Qué pasaría si?…” como:
  • ¿Qué pasaría si agregamos una persona más al personal?
  • ¿Qué pasa si perdemos ganancias?
  • ¿Qué pasa si reducimos fechas de corte?
  • ¿Qué le pasaría a nuestro flujo de efectivo si creciéramos demasiado rápido?
Además, si realizas tu presupuesto de una manera adecuada, podrás usar la misma hoja de trabajo cada año, haciendo cambios muy mínimos. Ese reporte se convertiría en una herramienta esencial a la hora de evaluar:
  • Nuevos productos y oportunidades de mercado
  • Costos y cambios de personal
  • Dirigir mejor las ventas
  • Ver más opciones de financiamiento
  • Requerimientos de capital
Usarlo de manera mensual para evaluar el performance financiero, te dará una visión de las mejoras que este requiera.
En resumen, un presupuesto es una herramienta muy versátil, y comprendiendo bien las finanzas de nuestro negocio nos hará llegar más lejos y alcanzar esos objetivos que planeas mucho más rápido.