Las fisuras en tus sistemas

Por ActionCOACH María Inés Morán

Qué satisfacción ofrece el momento en que te das cuenta que tu negocio comienza a crecer, a dar frutos, que has hecho todo lo posible porque sea sustentable, que  tienes a tu lado un equipo comprometido y financieramente te va bien, lo cual, finalmente, te está ofreciendo un margen de libertad y tiempo para ti y tu familia.

Si estás en ese punto, seguramente llevaste a cabo la labor de documentar   los procesos de tu empresa, desde tus proveedores hasta la comercialización del producto o servicio que ofreces. Hiciste el esfuerzo de catalogar lo que hace cada departamento y cada puesto de trabajo. Creaste manuales, sistemas, organigramas, diagramas de flujo. Desarrollaste estrategias de Marketing y has medido todo lo necesario para conocer cada detalle de los diferentes departamentos, lo cual te permite incrementar tus ventas.

Ahora que todas las piezas finalmente están ocupando su puesto, es tiempo de subir el volumen y asegurarse de que el resultado de tu negocio sea mucho más grande que la inversión que has realizado. Pero recuerda que cuando comienzas a crecer demasiado rápido, aparecen dificultades derivadas del proceso de estructuración y crecimiento.

Conocí a una joven pareja, el era Chef y ella maestra, que decidieron abrir un restaurante con ese sabor de su país de origen, España. El caso es que, entre potajes y mariscos, ganaron algún reconocimiento por parte de los críticos culinarios, el aumento de comensales los animó a crecer en espacio físico y empleados, pero, de repente, se encontraron "atrapados", resolviendo problemas diarios para poder mantener el buen servicio que los había llevado al éxito.

Acudieron a mis oficinas muy preocupadas, puesto que sentían que, con el crecimiento de la empresa, estaban muy lejos de conseguir que su restaurant fuese un negocio rentable, que pudiese trabajar sin que ellos estuviesen presentes. ¿Te suena familiar?

A pesar de las satisfacciones de ver tu negocio consolidarse, pareciera que has entrado en una etapa en la cual te encuentras trabajando más arduamente que al inicio. Te consigues apagando "fuegos" que se presentan en distintos niveles de tu organigrama más a menudo de lo que te gustaría. Es lo que llamamos "fisuras en tus sistemas" que pueden causar verdaderos quebraderos de cabeza. No desmayes, es natural, te debes enfocar en buscar soluciones a los problemas manteniendo un ojo en el futuro de la empresa y otro en el presente.

Aquí, uno de los mayores desafíos, es no retroceder en tu gerencia a los momentos en que, además de dueño, eras un empleado más, a tiempo completo. Recuerda que tu meta es que tu empresa trabaje para ti y no tú para ella, así que tu principal obligación es ser el gran estratega y planificador.

Aunque comprometido y eficiente, lo cierto es que, más veces que las que deseas, tu equipo no está siguiendo los procedimientos diseñados o parecieran no dar el resultado esperado. Recuerda que nada es inmutable y que todos los procedimientos son perfectibles, por lo tanto, debes corregir los sistemas de acuerdo a las nuevas expectativas de tu empresa.

El entrenamiento de tu equipo es vital, estás incorporando personas nuevas que requieren tiempo y entrenamiento para adaptarse a los sistemas de tu negocio, por eso, en muchas ocasiones, a la hora de ponerlos en práctica, no se siguen como debe ser: no son máquinas y por lo tanto necesitan un tiempo para adaptarse a los procedimientos.

No temas en contratar un gerente general que, armado con todos los manuales de procedimiento, las técnicas y estrategias   con las cuales has enriquecido a tu Pyme, pueda manejar la parte operativa de tu negocio

Luego de un año trabajando con este lindo matrimonio madrileño, pudieron superar los problemas de su crecimiento e incluso abrieron algunas sucursales, y aunque les pareció impensable en un momento, pudieron tener los recursos y el tiempo adecuado para tomar ese crucero por Alaska que se debían desde que contrajeron matrimonio.

La historia de tu negocio no tiene por qué ser diferente. Tú puedes vencer las estadísticas y transformar las dificultades en escuelas de aprendizaje y experiencia para tu negocio. 

Al final, se trata de que todas las piezas encajen correctamente y la sinergia realice su trabajo, amalgamando tu negocio como una entidad que marcha hacia adelante, y que en cuanto lo desees, podrás monetizar, para vender y disfrutar de los verdaderos resultados, de los cuales hablaremos en la próxima entrega.