3 pasos para trabajar con equipos virtuales

Cada vez son más empresas las que laboran con colaboradores a distancia. Te decimos cómo tener éxito con ellos.

Cada vez son más las empresas que aprovechan la tecnología actual disponible para trabajar bajo el modelo de equipos dispersos o “virtuales” es decir, grupos cuyos miembros se encuentran en diversas localidades pero que colaboran a distancia con el fin de conseguir un objetivo común.

Esta forma de trabajo implica un costo considerablemente más bajo para los dueños de las empresas y al mismo tiempo es conveniente para los trabajadores que buscan tener flexibilidad de horarios.Sin embargo, aunque este tipo de colaboración conlleva beneficios, también implica complicaciones y nuevas formas de trabajo cuyos principios debemos conocer para asegurar su buen funcionamiento. 

Revisemos tres de los más importantes:

1. Aclara las tareas y procesos específicos, no sólo los objetivos y los roles.

Cualquier nuevo líder de proyecto debe ponerse de acuerdo con su equipo sobre las reglas del juego y especialmente en el caso de los equipos virtuales en los que puede ser un gran desafío debido a la distancia y a la poca frecuencia con que sus miembros se encuentran. Por esto es importante prestar más atención a los detalles de diseño de las tareas y a los procesos que se utilizarán para la realización del proyecto.

Simplifica el trabajo en la mayor medida posible y asegúrate de que los procesos queden claros, especifica los detalles sobre quién hará qué y cuándo. Posteriormente, realiza revisiones periódicas para evaluar cómo van las cosas y determinar si hay que hacer ajustes en el proceso o tomar alguna otra medida determinada como entrenamientos, ajustes en las tareas, etcétera.

2. Crea un “mapa” de comunicación y un ritmo de trabajo

La única manera de prevenir que surjan conflictos por falta de información o malentendidos causados por la distancia es ser muy claro y disciplinado acerca de la forma en la que el equipo se comunicará. Crea un “mapa” que establezca las normas de comportamiento al participar en reuniones virtuales, tales como limitar el ruido de fondo o conversaciones paralelas; añade directrices sobre los medios de comunicación de acuerdo con las circunstancias, por ejemplo, en qué casos se utilizará el correo electrónico, cuándo el teléfono o de qué manera se discutirá el contenido de algún documento compartido, etcétera.

Para prevenir problemas de coordinación causados por diferentes contextos o zonas horarias, planea reuniones regulares que sean siempre el mismo día de la semana y asegúrate de preparar y compartir con antelación la agenda de trabajo.

3. Aclara los compromisos y dales seguimiento

Cuando los equipos trabajan de forma remota, es más difícil llevar un seguimiento del compromiso y la productividad de cada miembro por lo que, como hemos dicho anteriormente, es muy importante tener muy claras las tareas y los procesos y llevar a cabo revisiones regulares del estado y curso de los mismos. También es muy importante que los miembros del equipo se comprometan en definir sus objetivos y en hacer un seguimiento constante de su progreso.

Una herramienta útil para ello son los programas para time tracking diseñados para el trabajo en equipo, los cuales facilitan el registro del trabajo y suelen tener un tablero accesible a todos los miembros del equipo en el que pueden tener una visión general de lo que se está haciendo y obtener información para analizar su desempeño y mejorar.