Pack de planeación para PYMES (PPP)

Por ActionCOACH Roberto Antoniz | Argentina

A la hora de iniciar el proceso de planeación en una Pyme, a menudo encontramos que la falta de práctica y conocimientos teóricos, sumado a la creencia, por parte del empresario, que el proceso de planificar, implementar y controlar los planes es complejo y burocrático, y por lo tanto, destinado a las grandes empresas, producen como resultado que esta etapa, fundamental y básica para gestionar una compañía profesionalmente, encuentra resistencia y hasta puede llegar a dar por tierra con la intención de contar con una empresa comercial, rentable, que funcione sin la presencia del dueño.

Para sortear este obstáculo, desde hace algún tiempo venimos empleando un conjunto de herramientas, sencillas y de fácil aprendizaje que, aplicadas en conjunto, secuencialmente, han probado, en nuestra experiencia, constituir un formidable Pack de Planeación para Pymes, por lo que lo bautizamos con la siglas PPP.

La metodología se inicia en la etapa de Dominio del Destino, con un repaso a la Misión, Visión, Valores y Objetivos Estratégicos de la empresa. En ese momento, procuramos que estos conceptos sean coherentes con lo expresado por el empresario en la Alineación y, de no serlo, los revisamos y volvemos a expresarlos de tal forma que sean un fiel reflejo de las querencias y filosofía del dueño, y del acontecer diario de la compañía.

Contando con los Objetivos Estratégicos, pasamos a la etapa del Model Business Canvas, y en una dinámica sesión en la que deben participar, además del Director General todos los funcionarios con responsabilidad en las áreas funcionales de la compañía, se completa el lienzo con el modelo de negocio de la misma, señalando con marcadores de colores verde, amarillo o rojo, según se trate de un atributo que esté funcionando correctamente, deba mejorarse, o directamente no se cuente con él o deba modificarse totalmente para cumplir con el modelo de negocio deseado.

Una vez cumplida la etapa del Model Business Canvas, tendremos un visión, en un solo golpe de vista, de cómo está de saludable nuestra propuesta al mercado, ya que los colores del semáforo indicarán el camino a seguir para transformar nuestra oferta en un sólido producto o servicio que el cliente valore.

Los atributos señalados en verde en el lienzo, constituirán operaciones de rutina y debemos verificar que cuenten con procedimientos claros y, en lo posible, sistematizados para asegurar su funcionamiento repetitivo y confiable.

Los atributos identificados con los colores amarillo o rojo, señalarán operaciones de mejora o directamente innovaciones que la empresa debe desarrollar para lograr su objetivo.

El siguiente paso consiste en transformar los amarillos y rojos del lienzo en Planes de 90 Días, sucesivos o concomitantes, que den como resultado final haberlos convertido en sólidos atributos de color verde en un nuevo ciclo de planeación.

Para que estos Planes no se conviertan en letra muerta, o en las clásicas buenas intenciones que constituyen el pavimento del Purgatorio, debemos asegurar su seguimiento y la corrección de sus desvíos. Para ello, empleamos una metodología de seguimiento de planes, que denominamos con la sigla PACC, basada en nuestra herramienta “probar y medir”, y cuyas letras significan:

P: Plan. Son las acciones que surgen del Plan de 90 Días.

A: Acción. Es la implementación de las acciones que integran el Plan.

C: Control. Es el seguimiento semanal de las acciones previstas en el Plan y la detección de desvíos.

C: Corrección: Es la reelaboración del plan de acción para corregir los desvíos.

Esta metodología, en la práctica, se transforma en una espiral sucesiva de PACC, en las que los planes se implementan, se controlan semanalmente, se detectan los desvíos, y se superan los mismos con un nuevo PACC, hasta que el objetivo del Plan de 90 Días queda cumplido.

Cuando el responsable de un Plan de 90 Días es el mismo empresario, incorporamos la metodología PACC a nuestras sesiones semanales, con lo que adquiere la gimnasia necesaria para aplicarla él mismo a los responsables de los otros planes.

Y, para finalizar, el PPP constituye un excelente tema para transformarlo en un Seminario del que obtendremos prospectos para Programas Mentores o Grupales, o en Taller para realizar in Company, dirigido a los cuadros directivos de nuestros clientes Mentores.