¿Cómo Crear un Calendario Efectivo?

Por. ActionCOACH Michelle Landis

“Empiezo cada día con un horario planeado, pero no puedo apegarme a el con todas las “emergencias” que aparecen durante el día. ¿Cómo puedo solucionar esto?”

Una herramienta que para asegurar que siempre tendrás tiempo para tus “grandes rocas” y otras tareas necesarias, es lo que se llama un “calendario predeterminado”. En esencia el calendario predeterminado son bloques de tiempo en donde agendas citas contigo miso para trabajar en tus “grandes rocas”.

Si no agendas estos tiempos, es muy probable que tu  día se llene  con actividades que te harán perder el tiempo.

¿Un calendario predeterminado es solo un calendario, cierto?

Un calendario predeterminado NO es solo un calendario, como el que tienes en tu teléfono, en el Outlook o en tu escritorio en donde tienes una lista de reuniones y citas. Un calendario predeterminado te muestra específicamente lo que debes hacer y cuando debes hacerlo – sin peros o distracciones.

4 Pasos para un Calendario Predeterminado

Paso 1.- Empieza con una semana en blanco y llena todos los días y horas que estarás trabajando.

Paso 2.- Después, usando bloques de tiempo, llena cuando tus TAREAS PRIMARIAS. Estos son las cosas “Grandes” que tienen que hacerse en un plazo determinado. La regla es que estos no pueden tomar más de 50% de calendario.

Paso 3.- Usando un 25% de tu calendario, llena tus metas que están en segundo nivel – secundarias a tus grandes rocas pero esenciales par tu semana laboral.

Paso 4.- Ahora, con lo que queda libre crea tu tiempo de “planeación” o “horas de oficina”. Puedes usar tus horas de oficia para ponerte al corriente con deberes más pequeños y para planear la siguiente semana. Es muy importante que respetes estas horas de oficina para asegurarte que las tareas importantes (primarias y secundarias) se completen.

Por qué deberías hacerlo

Al crear un calendario predeterminado efectivo, puedes identificar exactamente lo que tienes que hacer, cuándo debes hacerlo y cuánto tiempo debe tomarte. Será la personificación del sabio profesional en el que te estás convirtiendo – sin prisas, calmado, proactivo y organizado. Un calendario predeterminado te da instrucciones específicas – para que incluso en los días que te sientes abrumado – exista una lista de instrucciones claras para lo que se necesita hacer.

No te desanimes

Puede ser un poco difícil a veces el atenerte a tu agenda, especialmente al principio. De hecho, puede sentirse como un nuevo tipo de auto disciplina.

Seguidamente les recuerdo a mis clientes que toma alrededor de 21 días en que se forme un nuevo hábito. Y toma alrededor de 90 días para que un nuevo hábito esté firme, así que sigue con el y no te des por vencido.

Un pensamiento final

Recuerda que el tiempo es el activo más valioso que un dueño de negocio tiene. No te dejes atrapar por los ciclones de actividades que desperdician tu tiempo en el curso del día o de la semana laboral. Ten un calendario predeterminado a todo tiempo, para que tu excelente planeación no se vaya a la basura.