Efectividad Personal: Dominio del Tiempo

Por ActionCOACH Alejandro Arena

Si reaccionas ante los sucesos, en vez de anticiparte a ellos, si vives al día (de ayer) y dedicas mucho tiempo a dar solución a lo que no previste, y si te la pasas apagando fuegos, tu prioridad es lo urgente, en vez de lo importante.

Piensa por un instante acerca de lo “primero” en tu vida. Ahora, sé honesto: ¿Le estás dando a esas cosas la importancia y el tiempo que se merecen? Si tú eres como la mayoría de los profesionales atareados, la respuesta seguramente es NO.

Como persona dedicada, intentas equilibrar tu carrera, tu vida familiar y tus obligaciones sociales, pero no lo logras. La mayoría de las técnicas de administración del tiempo intentan ayudarte a hacer más en menos tiempo, pero no te ayudan a determinar qué es lo que debes hacer, qué es lo primero. Es decir, son técnicas más enfocadas al uso del reloj (hacer las cosas más rápido) que a la brújula (hacer las cosas correctas).  Conocer la dirección (brújula) es la clave para la efectividad personal.

Una de las técnicas que se utilizan para hacer las cosas correctas es agrupar las tareas o pendientes en los cuatro cuadrantes propuestos por Stephen Covey:

I - No importante y urgente.

II - Importante y no urgente.

III - No importante y urgente.

IV - No importante y no urgente.

Esta clasificación nos ayuda a priorizar nuestras tareas o pendientes. El cuadrante más productivo es el II (cosas importantes y no urgentes), pues entre más tiempo invirtamos en la realización de tareas de dicho cuadrante, menos cosas se convertirán en urgentes. La diferencia entre cuadrante I y el II es que, siendo ambos de cosas importantes, en el cuadrante I ya se nos hizo tarde.

Ahora bien, ¿cómo determino lo importante, lo primero en la vida?

Hay cuatro necesidades fundamentales en nuestra vida. Si no las tenemos, nos sentimos incompletos o vacíos. Estas necesidades son:

Físicas-profesionales: comida, ropa, vivienda, salud y dinero.

Sociales: amar y ser amado, pertenecer, asociarse.

Mentales: desarrollar nuestras habilidades y crecer.

Espirituales: sentido del propósito, significado y contribución.

En otras palabras, necesitamos vivir, amar, aprender y dejar un legado, según S. Covey.

Si examinas cuidadosamente tu vida, te darás cuenta que los problemas de manejo del tiempo se refieren a cumplir alguna de las necesidades descritas. No llenar una de esas necesidades:

Disminuye tu calidad de vida.

Consume tu energía y atención.

Te obligará a mantenerte ocupado; y si ya lo estás, pensarás que tienes que ser más productivo.

Las cuatro necesidades no son partes independientes de tu vida. Por le contrario, alcanzarás la paz y la felicidad justo donde las cuatro coinciden. Cuando hay sinergia entre las cuatro necesidades, el trabajo tiene sentido, las relaciones tienen profundidad y tu salud se convierte en un medio para lograr tus objetivos.

Tan importante como llenar las cuatro necesidades es alinearse con los principios, pues estos son también lo importante. Los principios son universales, no son opiniones o valores personales. Los principios, el “verdadero norte”, son la brújula que nos guiará hacia la verdadera calidad de vida.

Después, te sugiero que hagas un registro para descubrir en qué se te va el tiempo, realices algunos cambios a partir de él, establezcas un horario por bloques de tiempo, lleves un registro maestro, aprendas a delegar eficazmente y a realizar juntas productivas de trabajo.