8 Pasos para Crear una Lista de Tareas Manejable

Por: ActionCOACH Michelle Landis

Pregunta de la semana: “¿Cómo evito que mi lista de tareas se convierta en un monstruo que consume el tiempo?

Coach Michelle: seguimos con la analogía del “monstruo”  acerca de tu lista de tareas, te recomiendo que domes a la bestia – enséñale modales y también cómo evitar tener contacto con otros vampiros del tiempo, ¡cueste lo que cueste!. Hablando en serio, saber como crear una lista organizada y manejable de tareas, es una herramienta extremadamente importante que debes tener para ser un exitoso dueño de negocio.

Pensemos por un momento en exactamente qué es una tarea:

Una tarea es una acción “pequeña” que te mueve hacia delante, hacia una meta mayor.

Digo pequeña porque muchas veces hay pequeñas piezas de algo más grande que deben ser terminadas para que una tarea esté finalizada. ¡Usualmente hay sub-tareas dentro de las tareas! Por ejemplo, tu meta del día puede ser organizar tu oficina. Parte de esa tarea consiste en arreglar el archivo. Para poder completar esto. Puedes llegar a necesitar sacar todos los archivos viejos, reordenarlos, etiquetarlos, y después poner los elementos más antiguos que no están en uso en algún almacén. Éstas son todas las sub-tareas que deben estar específicamente en tu lista.

Crear un lista de tareas que sea realizable en un período de tiempo, involucra diferentes pasos. Veamos:

1.- Empieza por crear una lista de tareas grandes que tengan fecha de inicio y término.

2.- Prioriza esta lista por importancia y dificultad.

3.-Recuerda que todas tus tareas deben estar relacionadas en alguna manera a tus “grandes metas y planes”

4.-Después, comienza con la tarea más importante (y la más difícil) – me gusta llamarlos tus SAPOS-

5.-divide esta tarea difícil en pequeñas piezas, y asigna a cada una de ellas un tiempo determinado.

6.-Revisa tu horario de oficina y asigna cada tarea en tus tiempos disponibles. 15, 30 o 60 minutos dependiendo de su nivel de dificultad

7.- No olvides marcar cada tarea conforme las logres – ¡se sentirá muy bien!

8.- Al final de cada día revisa qué es lo que no se ha logrado y determina si necesita regresar al mes siguiente, la semana siguiente o ¡el día siguiente!

Recuerda no poner demasiadas tareas en un solo espacio de tiempo. Puedes correr el riesgo de caer debajo de tus expectativas. Porque la verdad es, antes de que puedes lograr algo – debes hacer algo. ¡Pasos pequeños!

Mi tip final para un manejo del tiempo efectivo y la organización de una lista de tareas manejable es: ¡No termines tu día sin planear las tareas del siguiente día!

Si esperas hasta la mañana siguiente para planear tu día, puedes verte atrapado en varias actividades que son una pérdida de tiempo- ultimadamente perdiendo tu impulso hacia delante.

Acabar tu día sabiendo exactamente lo que necesitas lograr al día siguiente, te permitirá empezar con el pie derecho- sin importar lo agitadas que sean sus horas antes de la oficina.