Definición de responsabilidades y tareas claras en las empresas

Por ActionCOACH José Eduardo Villacís Mora

Si defines con claridad quién es responsable de qué y además, cómo necesitas que se hagan las cosas, obtendrás mejores resultados.

En las empresas, sin importar tu tamaño o complejidad, una gran parte de los problemas se originan en la falta de claridad en las responsabilidades, que recaen sobre cada uno de los integrantes, o"-si dichas responsabilidades se han definido- la ausencia de una comunicación clara al respecto, tanto al que debe llevar adelante un trabajo y lograr determinados objetivos, como a los demás participantes en el equipo de trabajo. 

Con frecuencia, se confunden responsabilidades y tareas, adicionalmente, no se cuentan con metas e indicadores que nos permitan evaluar objetivamente si el individuo -precisamente-, cumplió adecuadamente con sus responsabilidades, por medio de ejercicio consistente de sus tareas, que son las acciones que le permiten llegar a sus metas medibles. 

Responsabilidades

Las responsabilidades son, como su nombre lo indica, los compromisos y obligaciones a las que usted debe dar respuesta por la función que ocupa. Marca los ámbitos en los cuales usted es responsable de tomar decisiones, y generar las acciones necesarias para que los resultados del trabajo se den, en tiempo y forma.

Así lo define la Real Academia Española: "Cumplimiento de las obligaciones o cuidado al hacer o decidir algo. "No se trata de las actividades a realizar, sino de la finalidad, objetivo o "para qué" de dichas actividades. 

Es importante que, para cada responsabilidad mencionada, quede claro cuál es la expectativa a cumplir; la meta, el resultado final a obtener, deben definirse los indicadores que medirán esa gestión (unos pocos, no demasiados) y cómo generar la información para construir esos indicadores y dar seguimiento al cumplimiento de las responsabilidades.

Asimismo, también es importante que para cada responsabilidad se establezca el grado de autoridad fijado para dicho puesto. Para la adecuada asunción de una responsabilidad, se vuelve crítico que quede claro cuál es el grado de autoridad que tiene para gestionar cada una de las responsabilidades que le son propias.

Tareas

Una de las más frecuentes debilidades en las descripciones es que hacen poco hincapié en las responsabilidades, se centran principalmente en las tareas. Las tareas son las actividades que normalmente se debe ejecutar de manera sistemática y consistente para cumplir apropiadamente con una responsabilidad, no son exhaustivas, el responsable hará lo que tenga que hacer para cumplir con su compromiso. Para eso tiene el nivel de autoridad adecuado a su responsabilidad.

En una empresa, lo importante no es cuánto hagas en acciones dispersas, sino cuánto aportes con lo que haces al cumplimiento de una responsabilidad a través de ella- a metas y objetivos concretos. 

El hacer foco en responsabilidad e indicadores, que no en tareas, le permite a la persona un mayor nivel de autonomía y creatividad a la hora de escoger el "cómo", teniendo claro el "para qué" y el "cuánto". Así, la mejora continua fluye naturalmente y entonces no sólo tenemos mejores logros sino que también nos sentimos mejor.

Como conclusión, si no “tizamos el campo de juego” de nuestras empresas u organizaciones, dependeremos de conseguir empleados o miembros muy maduros en lo personal y profesional, de gran actitud de equipo y colaboración, para que las cosas funcionen bien y en paz.

Por el contrario, si hacemos nuestro trabajo de dueños, directores o líderes, de definir bien quién es responsable de qué y además, cómo necesitamos que se hagan las cosas, una gama mayor de personas, nos podrá dar buenos resultados.

¿Qué acciones tomarás en tu empresa y en tu vida, en este sentido?