4 pasos para acelerar tu cobranza

Eliminar tus cuentas por cobrar no es una misión imposible. Basta con agilizar el proceso de pago para tus clientes y ser más eficiente en tu propia administración.

Todos los emprendedores pueden dar fe de lo poco o nada divertido que son las semanas e incluso los meses que pasan entre el momento en que sacan su producto al mercado y hasta que los clientes pagan. Para ayudar a reducir ese lapso, prueba la efectividad de las siguientes estrategias. Toma en cuenta que mucho tiene que ver con el sentido común, pero dado que no hay dos empresas cuya estructura de facturación y pagos sea idéntica, a menudo reina la confusión. Y donde hay confusión, el cliente encuentra una excusa para no pagar.

1. Factura rápida y correctamente. Asegúrate de recabar todas y cada una de las instrucciones de pago cuando recibes una orden, y luego síguelas al pie de la letra. Esto incluye datos como número de orden de compra y la información de contacto completa de la persona encargada de las cuentas por pagar. Otra recomendación es facturar el día que entregas la mercancía y enviar la factura en formato electrónico, seguida de una copia impresa (sólo si el cliente lo requiere). Destaca el monto total por liquidar, la fecha en que se debe saldar, el nombre que debe aparecer en el cheque y la dirección a donde se debe enviar.

2. Estimula el pronto pago. Organiza tu negocio para aceptar tarjetas de crédito o transferencias bancarias electrónicas. Por lo general funciona ofrecer descuentos de hasta 3% en pagos que se efectúen dentro del plazo de 10 días a partir de la fecha de facturación.

3. Sé implacable con el seguimiento. En el caso de facturas enviadas por vía electrónica, verifica al día siguiente que el destinatario las haya recibido. Dos semanas antes de que se venza la fecha de pago, contacta al encargado de cuentas por pagar (del cliente) y pregunta si tiene todo lo que necesita para autorizar el pago. Si no es así, atiéndelo inmediatamente y manda lo que se requiera. Una semana antes de la fecha límite de pago, llama para confirmar si el pago ha sido aprobado, y cuándo y cómo se efectuará.

4. Administra tu desempeño. Aprovecha tu sistema de contabilidad para generar resúmenes detallados de cuentas por cobrar en tiempo real. Estos reportes deben en listar todos los movimientos y transacciones por fecha límite, monto y cliente, clasificados del más alto al más bajo. El objetivo es saber de dónde puedes obtener más efectivo (y más rápido) al concentrarte en las cantidades más antiguas, más altas o más importantes.