La mayoría de los negocios
quiebra por falta de efectivo. Sigue los tips del chef Santiago Migoya para que
nunca tengas problemas de caja.
Cuando un emprendedor inicia
su negocio, su única obsesión es vender. Así que concentra todos sus esfuerzos
en ganar clientes y generar ingresos. El problema es que muchos se olvidan del
proceso de cobranza y, al final, de cuidar el flujo de efectivo o cash flow de
su negocio.
Si quieres ser un empresario
de verdad y consolidar tu proyecto, controlar el dinero en caja debe ser tu
nueva obsesión. Esto te ayudará a tomar mejores decisiones y será el mejor
indicador de la salud financiera de tu empresa.
“Es fundamental llevar un
registro de los ingresos y egresos de un negocio; la clave es que las entradas
de dinero sean en efectivo, es decir, al contado”, dice Eduardo Mercado Peña,
docente del Colegio de Gastronomía en la Universidad del Claustro de Sor Juana.
“En el caso de los establecimientos de alimentos y bebidas, la revisión
periódica de los movimientos de caja es importante porque la mayoría de las
operaciones diarias se realiza en efectivo”, señala el experto en materia
contable y administrativa.
Para controlar el flujo de
efectivo, se registran todos los ingresos del negocio –en un restaurante sería
por la venta de alimentos, bebidas y otros productos, como souvenirs o
revistas–; y luego se restan los egresos –costos y gastos–.
Si el resultado es positivo,
habrá un excedente de efectivo. Si es negativo, se determinará que hay un
déficit. Lo ideal es que siempre haya excedente.
“Mi abuelo organizaba
grandes comidas los fines de semana y en su sótano tenía una cava inmensa; así
nació mi inquietud por la cocina”, cuenta Santiago Migoya, chef y restaurantero.
“Me gusta porque es un arte muy efímero –que dura un minuto–, por lo que hay
que buscar la repetición de ese mismo arte hasta perfeccionarlo”, asegura. Y
pesar de que en un principio su papá no estuvo muy de acuerdo, Santiago estudió
gastronomía.
Pero no fue sino hasta que
volvió a México –después de trabajar en varios restaurantes de lujo alrededor
del mundo y bajo la dirección de chefs de la talla de Ferrán Adrián– que
decidió arrancar su propio negocio. “Si bien tener un restaurante tres
estrellas es el objetivo de casi todos los chefs, cuando conoces más este mundo
–como negocio–, te convences de acercar más tu cocina a la gente a fin de
ampliar tu mercado”, afirma el creador del Restaurante Montés, ubicado en la
colonia Roma de la Ciudad de México.
Precisamente definir un
mercado meta y diseñar una oferta a la medida de los consumidores potenciales
es el primer paso para conseguir ventas y asegurar la entrada de dinero
constante a la caja. Toma en cuenta que tener efectivo en caja se vuelve un
tema aún más sensible para determinados negocios donde a diario se realizan
operaciones en líquido –incluso, pago a proveedores–, como estéticas,
papelerías, tiendas de abarrotes, restaurantes y cafeterías.
Más flujo de efectivo
Para tener un flujo de
efectivo positivo en tu negocio, básicamente de lo que se trata es de aumentar
las entradas y disminuir las salidas. Aquí algunas estrategias que propone
Eduardo Mercado para mejorar la entrada de dinero:
Apresurar las entradas de
efectivo. ¿Cómo darle velocidad? Incrementa las ventas de contado. Si cuentas
con el servicio de catering y banquetes, ofrece un descuento por pagar por
adelantado o solicita mayor porcentaje de anticipo. En caso de que otorgues
crédito a tus clientes, disminuye los días de plazo de pago.
Hacer una mezcla eficiente
de alimentos y bebidas. Por ejemplo, diseñar combos y lograr que los productos
más vendidos también sean los más rentables. Eliminar las cortesías y
descuentos. Sobre todo, a familiares, amigos y a uno mismo.
Aumentar los precios del
menú. Esta alternativa hay que dejarla como la última y en caso sumamente
indispensable. Y para que no resulte contraproducente, hay que valerse de
cuestiones mercadológicas y encontrar el momento oportuno. Al final, habrá un
reajuste y algunos comensales se irán, pero también se espera que lleguen
nuevos.
Ahora algunas
recomendaciones para retrasar las salidas de dinero:
Negociar con los proveedores
mejores condiciones de crédito. Pedro Ortega, director general de El Mercat,
restaurante ubicado en las Lomas de Chapultepec en la Ciudad de México, señala
que de dos semanas a un mes es un buen periodo para pagar a tus proveedores.
“Eso sí, nunca te sobre endeudes”, advierte.
Reducir el inventario. Sin
perjudicar la disponibilidad de insumos a fin de evitar desperdicios. Comprar
los activos cuando sea el momento preciso. Si adquieres una camioneta de
reparto, por ejemplo, no la tengas detenida ni un momento.
Cuidar la calidad de los
insumos. No por adquirir ingredientes más baratos disminuirán los costos.
Reducir los desperdicios durante la elaboración de recetas. A veces, por no
estar bien capacitado el personal, se genera un desperdicio y eso también
significa una salida extra de dinero.
Costos y gastos bajo control
“En la cocina, el día a día
es muy importante: hay que monitorear el mercado y los precios de los
ingredientes, tener un costeo real de cada plato y hacer los pedidos de los
insumos acorde a tus necesidades”, detalla Santiago. “Mientras que apoyándote
en un sistema o software –como una hoja de cálculo– puedes determinar cuánta
utilidad te deja cada plato y a qué precio lo puedes vender, así como qué
porcentaje de costo quieres mantener, ya no sólo por plato sino global”.
Otro punto que suele
descuidarse son los costos. Muchas veces, los dueños tienen una lista de
popularidad con los productos más vendidos, sin embargo, no tienen calculado su
costo. Mercado Peña aconseja apoyarse en el formato llamado receta estándar:
“cada empresa puede crear su propio formato y así obtener el costo real”.
La receta estándar es un
formato profesional y especializado que te da el costo final e incluye mano de
obra y costos indirectos. A su vez, existen recetas complementarias. Por ejemplo,
se requiere una receta estándar para una carne a la tampiqueña y una subreceta
para el arroz, frijoles, etc. La idea es llegar al costo final. “Y no olvides
dejar un margen para meter tus costos indirectos, como el pan, agua o un
aperitivo, es decir, todo lo que no tiene precio en el menú”, agrega Pedro
Ortega, de El Mercat.
Hay tres elementos del costo
que deben incluirse en la receta estándar y que forman parte de las salidas de
dinero que integran el flujo de efectivo:
1. Materia prima. Son los
insumos que se van a preparar (carne, verduras, lácteos, pescados, mariscos,
etc.).
2. Mano de obra. Ésta se
divide: la persona que prepara los alimentos va en costo y la mano del vendedor
(mesero) va en gasto. Hay que calcular cuánto gana por hora y por minuto, para
entonces calcular el costo por persona en la elaboración del platillo o bebida
a vender.
3. Gastos indirectos. Que
tienen que ver con la receta. Por ejemplo, para cocinar necesitas gas; hay que
determinar por receta cuánto es el monto de gas que lleva la elaboración de
cada producto.
En tanto que los costos
fijos o “gastos” (la segunda parte que integra las salidas de dinero) están
clasificados en cuatro:
1. De administración. Aquí
se incluyen conceptos como el sueldo del contador, el del gerente y, en algunos
casos, el de la cajera.
2. De venta. Se trata de
todos los gastos que tienen que ver con el salón comedor (luz, salarios de los
meseros, publicidad, etc.).
3. Gastos financieros.
Sucede que los bancos cobran comisiones por manejo de cuenta, uso de banca
electrónica, utilización del terminal punto de venta, etc., que en ocasiones no
se contemplan dentro de los gastos.
4. Otros. Por ejemplo, la
propina que se le da al señor que recoge la basura también es una salida de
dinero. Pero muchas veces se olvida registrar estas salidas.
Si tienes déficit…
Este caso se presenta cuando
tus egresos superan tus ingresos. Esto se puede deber tanto a malos manejos
internos, como a condiciones externas que provoquen que la gente restrinja su
gasto y disminuya su consumo. Así que cuando tienes déficit, Mercado Peña
señala que una alternativa es pedir prestado, lo cual se facilita si cuentas
con un presupuesto ya hecho, pues te da la oportunidad de analizar y elegir la
mejor opción de crédito disponible.
Otra alternativa que sugiere
el experto es disponer de crédito vía proveedores. Por su parte, Santiago
Migoya dice que cuando se inicia la relación con proveedores, a veces son un
poco escépticos y te preguntan qué cantidad crees que puedas vender de sus
productos en determinado tiempo. “Poco a poco te vas ganando su confianza en la
medida en que eres puntual en los pagos y les demuestras que tu empresa es
seria”.
En respuesta, esperas que
sean respetuosos contigo y que te apoyen, ya sea ofreciéndote un descuento por
pagar de contado o cierto periodo para liquidar la deuda. En el caso de
Restaurante Montés, sus proveedores le dan un crédito de 15 días; “no es que lo
ocupe todo, generalmente pago a la semana y el resto lo utilizo como un colchón
ante cualquier imprevisto”, explica su dueño. “Hay que estar en comunicación
constante y apoyarse mutuamente. Verlos como empresarios aliados”, finaliza
Santiago.
Áreas de mejora
El especialista Eduardo
Mercado identifica otras problemáticas que comúnmente se observan en los
establecimientos de alimentos y bebidas, y que provocan un aumento en sus
egresos: La mayoría son empresas familiares, que mantienen esa estructura por
años y no se profesionalizan. Cuando se presenta la etapa de crecimiento,
tampoco saben hacia dónde dirigirse.
El restaurante puede llegar
a ser exitoso, aunque la dirección es empírica y sólo se basa en la experiencia
del fundador.
La gente cree que con este
negocio va a ganar mucho dinero desde el primer día porque desde su perspectiva
es un “negocio fácil”.
Algunos establecimientos
operan sin los permisos necesarios, ocasionando salidas extra de dinero (por
multas) y hasta la clausura del local.
Si bien la mayoría de los
insumos con los que se elaboran los alimentos y bebidas no pagan IVA, a la hora
de que se venden como alimentos preparados sí pagan el impuesto, pero muchas
veces esto no es tomado en cuenta.
Otro error es que algunos
establecimientos de alimentos y bebidas no tienen costeadas sus recetas ni
cuentan con procesos estandarizados para elaborar los platillos.
La solución a estos típicos
errores que comenten los emprendedores parte de su disposición para
autoevaluarse e identificar sus puntos débiles, por ejemplo, el conocimiento de
la parte administrativa o contable. Por lo tanto, la recomendación es buscar
asesoría de expertos o tomar cursos de capacitación especializados. “En la
Universidad del Claustro de Sor Juana ofrecemos la Maestría en Planificación y
Gestión de Negocios de Alimentos y Bebidas, avalada por Canirac y dirigida al
pequeño empresario que quiere profesionalizarse”, explica Mercado Peña. “No
sólo es cuestión de ser buen chef, hay que desarrollar una parte empresarial”,
agrega.
Quizá los números no son lo
tuyo. Pero recuerda que como dueño de negocio eres quien tiene que tomar las
decisiones y éstas deben basarse en información valiosa como la que te
proporciona el flujo de efectivo.
Apóyate en soluciones
tecnológicas
Adrián Alatriste,
coordinador académico de la Maestría en Planificación y Gestión de Negocios de
Alimentos y Bebidas de la Universidad del Claustro de Sor Juana, enlista
algunas opciones de software especializadas en el giro restaurantero.
Aloha (alohapos.com).
Sistema de punto de venta para negocios de la industria de la hospitalidad, que
integra una solución tanto en software como en hardware.
MICROS System (micros.com).
Este sistema de administración de punto de venta está dirigido a negocios de
servicios de alimentos y restaurantes, con capacidad para satisfacer las
necesidades de todo tipo y tamaño de organizaciones (desde una unidad hasta toda
una cadena).
Pos Latinoamérica
(pos-la.com). Soluciones de tecnología para la administración de hoteles y
restaurantes, como sistemas para control de costos e inventarios.
Squirrel Systems
(squirrelsystems.com). Sistema de administración de punto de venta para
negocios de hospitalidad, como restaurantes, cafeterías, bares y hoteles.
También cuenta con soluciones para dispositivos móviles y pantallas táctiles.
