Por
ActionCOACH México
En
épocas de crisis los negocios demuestran sus verdaderas competencias. Una
recesión económica, es vista por la mayoría de las empresas como situación de
alto riesgo, que se asocia con reducción en ventas, liquidez, inversión,
despidos y eventualmente quiebras. Las capacidades de las empresas se ven
vulneradas. Son contadas las empresas que reciben a estos tiempos como la gran
oportunidad de medir sus capacidades reales y abrirse a explorar nuevas áreas
de fortalecimiento y crecimiento.
Bajo
este contexto, es factible prever que sólo sobreviven aquellos negocios que se
han preparado para enfrentar riesgos sistémicos, que han flexibilizado sus
procesos y políticas para una adaptación rápida a eventos adversos, así como
aquellas que cuentan con mecanismos de control interno para mantenerse firmes
en la operación y abiertas a las mejoras aún dentro de la crisis.
La
presente nota, propone cinco puntos de control interno a cuidar en el negocio
para mitigar los efectos de tiempos turbulentos y tomar ventajas del entorno.
a)
Establecer y mantener un sano
ambiente de control en el negocio
El
ambiente de control en la plataforma para una operación sana y el logro de
resultados en tiempos turbulentos de un negocio. Implica que el dueño o
director de la empresa mantengan de manera consistente reglas claras con el
personal, puntos de cultura en práctica, definición precisa de funciones y
responsabilidades en todos los ámbitos de la organización, existencia de una
estructura organizacional que ubique a cada persona en su contribución al
negocio, así como la elaboración de planes de contingencia que permita al
negocio actuar con menos presión ante situaciones de crisis. Asimismo, la
existencia de manuales, políticas y procedimientos, clima laboral favorable y
las palancas de capacitación, sistemas y tecnología, preparan a todo negocio
para trascender cualquier turbulencia.
b) Conocer
y administrar los riesgos del negocio
Una
práctica poco usada en las empresas es la identificación y evaluación de los
riesgos que puedan impactar negativamente en el logro de los objetivos, metas y
programas. Existen herramientas simples, tal como el simple hecho de
preguntarse, - que pasaría si ocurriera un evento u otro en mi negocio – lo
cual permite pensar en diferentes estrategias de prevención y preparación para
la acción, con planes alternos. Sin duda, esto resulta mejor que no actuar o
quedarse paralizado al momento de la adversidad. Muchos dueños de negocio, aún
sabiendo de la probabilidad de ocurrencia de alguno de estos eventos, prefieren
negarlos por temor a su impacto. Sin embargo, siempre será mejor estar
preparados, y es una práctica que todo dueño de negocio debe tener en su
actividad empresarial.
En
esta práctica, se recomienda identificar, controlar y dar seguimiento a diferentes
tipos de riesgos que puedan poner en juego la operación o la permanencia del
negocio. Asimismo, se deben revisar periódicamente los controles internos que
prevengan estos riesgos, los cuales pueden ser desde económicos, políticos,
operativos, estratégicos o tecnológicos.
c) Implementar
y/o actualizar las actividades de control
El
dueño de negocio deberá tener mecanismos de control documentados que aseguren
que éste cumpla su objetivo y que se ejecuta de manera eficaz y eficiente en
cada uno de los procedimientos; todo esto con el objetivo de mitigar los
riesgos se revisarán los indicadores en forma periódica y su adecuación de
acuerdo a las diferentes circunstancias; para lograr la implementación de
acciones correctivas si éste fuera el caso.
d) Información
y comunicación
Se
recomienda establecer medidas que permitan que la información del negocio que
se genere sea completa, confiable y oportuna para la toma de decisiones. Es
responsabilidad del dueño o director, que la información se encuentra disponible
a través de los sistemas establecidos y cuente con las medidas pertinentes de
seguridad y confidencialidad para la toma de decisiones. Asimismo, la
comunicación al interior de la empresa juega un papel crucial. En la medida en
que el personal conoce los objetivos del negocio, del dueño, conocen los
indicadores, metas del negocio y del personal, así como los estándares
establecidos, será más fácil su desempeño y como consecuencia más sencillo y
eficiente el logro de resultados.
e) Mejora
continua y supervisión
El
dueño de negocio así como todo el personal deben contribuir y propiciar el
mejoramiento continuo de la empresa. Para ello, incorporar la práctica de la
mejora continua como parte de la cultura disminuye los riesgos de estancamiento
y crisis de competitividad, especialmente en tiempos de crisis, en virtud de
que las empresas ya están preparadas para enfrentar con mejores herramientas,
procesos y ánimo de la gente a situaciones adversas. Se recomienda que esta
práctica sea oficial, esté documentada y que el personal en todo momento
participe activamente en las mejoras del negocio.
Finalmente,
aplicar estos cinco puntos no sólo nos permitirá palear las crisis, sino nos
ayudará a fortalecer las ventajas competitivas de nuestro negocio.
Por Brad Sugars
