Ladrones del Tiempo y qué hacer con ellos

Por: Coach Heather Frame

ActionCOACH Australia

¡Qué semana tan interesante la pasada! Estaba sentada en una mesa frente a uno de mis clientes, Daryl. Su mayor frustración es no lograr hacer todo lo que planea durante la semana. ¿Alguna vez has tenido este problema?

Claro, la mayoría de nosotros lo ha tenido… Ya sea que hayamos planeado hacer más de lo que en realidad pudiéramos o, lo que es más común, hemos permitido volvernos víctimas de los ladrones del tiempo. Los ladrones del tiempo son las personas o las cosas que nos distraen, impidiéndonos conseguir lo que nos propusimos y que era importante para nosotros mismos.

Estos distractores pueden ser cualquier cosa o persona, como por ejemplo clientes que te consumen mucho tiempo, el atender errores cometidos por tu equipo, lidiar con llamadas telefónicas sin importancia, correo sin valor, etc…

Entonces, ¿cómo lidiar con los ladrones del tiempo en tu vida?

Lo primero es identificarlos. No puedes cambiar algo si no sabes cuál es el problema. Después necesitas desarrollar estrategias para lidiar con estos distractores y comprometerte a implementar cada una de ellas para que puedas encarrilarte nuevamente y concretar lo que te fijes cada semana.

Recuerda que no es lo más costoso el tiempo que te toma una distracción, sino el tiempo que requieres para volver a enfocarte en lo que originalmente estabas.

Los pasos son simples, empieza ahora:

1. Toma una hoja y en la parte de la izquierda en lista los 10 principales ladrones de tiempo en tu vida (esto debería tomar 3 minutos).

2. Revisa tu lista y visualiza lo que será tu vida cuando estos ladrones del tiempo desaparezcan.

3. Luego en la parte de la derecha, escribe las posibles estrategias para lidiar con cada uno de los ladrones de tiempo.

4. Finalmente, comprométete a lidiar con ello ahora mismo. Este compromiso es la clave para realmente retomar el control de tu tiempo.

Recuerda que tu tiempo es el activo más importante de tu negocio.

14 Claves para Juntas de Trabajo Efectivas

Por ActionCOACH Iberoamérica

Los equipos de trabajo deben establecer regularmente juntas para ver resultados e implementar nuevas estrategias, ¿Qué está haciendo tu equipo para mejorar y sacar el mayor provecho de estas reuniones?

Este es un buen momento para ponerse en acción, toma en cuenta estos  14 puntos clave para llevar a cabo juntas efectivas con tu Equipo de Trabajo e inmediatamente verás excelentes resultados.

1. Establece una hora y  frecuencia constante: Realízala a la misma hora siempre, que se repita en forma semanal, quincenal, mensual, de tal forma que se programe y se convierta en hábito para el equipo.

2.  Selecciona un lugar: En la oficina, en un café, en un salón, por teléfono, siempre en el mismo lugar.

3. Publica una agenda: Para que el equipo de trabajo sepa qué se va a tratar.

4. Inicia a tiempo: Premia a las personas puntuales. Con esto los acostumbrarás a que lleguen temprano.

5.   Da la bienvenida: Agradece a todos por dedicar su tiempo.

6. Palabras: Permite a cada quien decir unas palabras sobre como se sienten. Esto permite el involucramiento y la participación.

7. Cumplimiento de las tareas: Cada persona comenta acerca de las tareas que se realizaron de la lista de pendientes de la junta anterior. Si las realizaron debes felicitarlos, si no, has que se comprometan y pregúntales si requieren algún apoyo para llevarlas a cabo.

8.   Celebra  logros importantes: Reconoce públicamente a las personas que hayan alcanzado logros importantes.

9.    Algún tema que se requiera agregar a la agenda: Le da la oportunidad al equipo de agregar algún tema que quieran cubrir.

10.   Cómo va el negocio: ¿Qué está sucediendo en el negocio? Habla de lo bueno y lo malo, de preferencia termina con los aspectos positivos para que el equipo termine la junta motivado.

11.    Entrenamiento: Hazlo divertido, que todo mundo se involucre, asigna un tema en el que requieran mejorar a alguien para que en la siguiente junta enseñe a los demás.

12.    Tareas a realizar y compromiso: Cada persona enlista las tareas que se comprometen a realizar para la siguiente junta y leen sus compromisos al grupo.

13.    Minuta: Asigna a una persona que tome nota y circule los acuerdos y compromisos a todos los asistentes.

14.    Termina a tiempo: Toma en cuenta siempre los horarios, iniciar a tiempo al igual que finalizar a la hora indicada, es vital en la organización.

“Dos simples hábitos que cambiarán tu vida”

Por Coach Martín Sánchez

ActionCOACH México Sureste 

Un dueño de negocio me comentó que vive muy presionado y agobiado por tantas actividades urgentes que llenan su agenda a diario. Le pedí que pensara:

¿De dónde vienen esas actividades? ¿Cómo llegan a tu agenda y a tu lista de cosas por hacer?

Ante su confusión inicie con la siguiente explicación:

Para las personas reactivas, estas actividades surgen a partir de:

1. Fechas vencidas, por ejemplo un aviso de que te cancelarán un servicio si no lo pagas hoy mismo.

2. Fallas y descomposturas, por ejemplo tener que llevar el coche al taller porque se quedó parado por falta de servicio.

3. Reclamos y quejas de otras personas, por ejemplo una llamada de un cliente a quien quedaste de entregar hace días una información y te la pide molesto para hoy.

4. Problemas que se pudieron haber previsto, como tener que repetir trabajo por no respaldar la información de tu computadora.

Tareas como estas no dejan mucha opción de programación, se tienen que hacer hoy sin importar que tan conveniente y oportuno sea.

Las agendas y las listas de cosas por hacer de personas proactivas, surgen de planes, que hacen en base a sus ideas, metas, inquietudes, y en base a peticiones que reciben de otras personas.

Para entender mejor algunas ideas permíteme simplificar los conceptos “proactivo” y “reactivo”:

Una persona “reactiva” toma acción hasta que su entorno lo hace actuar (reaccionar), mientras que una persona proactiva dedica tiempo a pensar y planear de forma tal que puede anticiparse a los sucesos.

En pocas palabras el reactivo reacciona ante su entorno, mientras que el proactivo lo inventa.

Un cliente me decía, aun cuando planeo cada mañana lo que voy a hacer durante el día, hay muchas tareas urgentes que ya están ahí saturando mi día.

¿Qué hacen las personas proactivas para tener mucho más control sin hacer tantas cosas? Lo que sucede es que día a día surgen nuevas necesidades que debemos atender. Pedidos de familiares, clientes, colaboradores, amigos, o situaciones que surgen de manera inesperada.

Una práctica muy efectiva es llevar un registro o bitácora donde escribimos los puntos principales de lo que sucede durante el día, y luego en un ejercicio de planeación diaria nos ocupamos de que cada punto que escribimos en este registro sea atendido, planeando y programando las actividades necesarias para ocuparnos de ello.

Lo que escribimos en nuestro registro son ideas, inquietudes, peticiones de otras personas, datos importantes para nosotros, etc. Muchas personas reactivas no escriben nada pues no tienen tiempo, y cuando escriben lo hacen en una servilleta o en una hoja suelta. Por ejemplo, si una persona reactiva recibe una petición de ayuda de un cliente es probable que no la atienda de inmediato ya que tendrá otras cosas urgentes que hacer.

Esta petición del cliente será atendida hasta que tenga suficiente urgencia como para competir con las demás actividades urgentes de la agenda.

Una persona proactiva, al recibir la petición de información de su cliente, tomará nota probablemente en su organizador personal ó en una libreta que lleva siempre consigo para este fin. Los proactivos escriben punto por punto en un solo lugar, todo lo importante que sucede durante el día. La próxima vez que el proactivo sabrá de este pedido es esa misma noche o temprano por la mañana, al hacer su planeación diaria.

Las personas reactivas no dedican tiempo a la planeación, tienen tanto trabajo y están tan agobiados que lo consideran una pérdida de tiempo. Los proactivos en cambio planean diariamente, y mientras más trabajo tienen más importancia dan a su planeación.

La planeación diaria no sólo consiste en planear el día correspondiente, sino hacerse cargo de que todo lo que fue escrito en el día anterior sea atendido. Esto significa definir qué es lo que hay que hacer convirtiéndolo en citas y tareas que se programan en los siguientes días, semanas ó meses. Esto permite considerar cuál es el momento más oportuno para llevar acabo cada actividad, tomando en cuenta todo lo demás que ya está planeado y programado.

Al hacer la planeación diaria, el día correspondiente ya tiene asignadas tareas y citas que llegaron ahí días, semanas ó meses antes y que están programadas para hacerse cargo de cosas importantes que fueron planeadas con anticipación.

Planear es distinguir prioridades, identificar cosas que pueden delegarse a otras personas, y cosas que por su alto costo en tiempo y por su baja aportación a las metas es mejor simplemente dejarlas de hacer. El proactivo valora mucho su tiempo, por lo que pone mucha atención en definir qué debe hacer y que no debe hacer.

  

Si esto se hace consistentemente y de manera diaria, uno contará con una agenda equilibrada y altamente productiva durante todos los días de su vida, evitando los picos que se generan cerca de las fechas de vencimiento, y eliminando gran cantidad de tareas y stress que se generan al volverse urgente una actividad.

La razón por la que las personas reactivas están casi siempre presionadas y agobiadas es porque dan prioridad a las actividades dependiendo de su “urgencia”, es decir que su punto de referencia es qué tan crítica es la tarea.

Una persona proactiva que planea diariamente, programa sus actividades al día siguiente de su registro, por lo que las programa de acuerdo con su prioridad y las lleva a cabo lo antes posible y en el momento más adecuado y oportuno. Por ejemplo si hay una serie de actividades que requieren tu presencia en un lugar fuera de tu oficina, puedes agruparlas para llevarlas a cabo en la misma salida. Cuando tienes que hacer algo urgente para mañana, no puedes hacer este tipo de distinciones.

  

Una tarea importante que no atiendes hasta que se vuelve urgente, no se convierte en una tarea urgente sino en muchas. Como ejemplo considera qué sucede cuando no llevas tu coche al mantenimiento preventivo y se te descompone en el camino. Una tarea importante no realizada te genera muchas tareas urgentes cuando el coche falla.

El principio de Pareto del 80-20 aplica para la planeación perfectamente. Si te enfocas en lo importante y no en lo urgente, trabajarás mucho menos y lograrás mucho mejores resultados y calidad de vida.

  

Al planear hoy lo escrito el día de ayer, utilizas todo tu futuro para hacer que las cosas ocurran, moviéndote lejos de las fechas de vencimiento para cada actividad, y lejos de que se vuelvan críticas y urgentes.

Tu tiempo es tu capital más valioso. Cómo lo utilizas es la clave principal para obtener muchos mejores resultados en tus negocios, pero más importante que esto es la tranquilidad, confiabilidad y paz que te dará el mantener el control de tu vida.

¡Trabaja para tu negocio, no en tu negocio!

Por ActionCOACH Latinoamérica

“Trabajan en sus negocios no para sus negocios” ¿Has escuchado o leído esta frase en algún lado? Si eres dueño de negocio y estás en esta situación, donde sólo tienes tiempo para sacar a flote el negocio pero no para revitalizarlo e inyectarlo con nuevas ideas, este es el momento de que tomes otra dirección y comiences a experimentar lo que significa no ser esclavo de tu negocio.

Sigue estos seis pasos:

1) Rescata tu vida. Si un dueño de negocios está trabajando demasiadas horas “en” su negocio, lo que tiene es un empleo, no un negocio. Los sistemas controlan al negocio, el personal controla los sistemas y el dueño controla al personal. El dueño del negocio necesita aprender cómo administrar su tiempo y cómo posicionarse como tal ante todos.

2) Los negocios son un juego. ¿Por qué jugamos? Obviamente para divertirnos. Si tener un negocio no te proporciona diversión, véndelo. Ciérralo y busca un empleo. No olvides que los juegos tienen reglas y es necesario llevar control del marcador o puntaje, éste te indica la cantidad de dinero que ganas o pierdes.

3) Ten un plan. La mayoría de los dueños de pequeños y medianos negocios manejan sus negocios como Cristóbal Colón… Tienen una idea muy vaga de dónde se encuentran y una muy remota de a dónde quieren ir; suplican, piden prestado el dinero para iniciar, se hacen a la mar una bella mañana, e incluso caen al llegar al límite de la Tierra o logran tocar tierra en alguna parte. Los dueños de negocios deberían tomar un enfoque militarizado para hacer planes: decidir con exactitud cuáles son sus objetivos, saber exactamente dónde están al iniciar, dosificar sus recursos de manera que no pierdan el rumbo a medio viaje y pedir consejo de especialistas que los ayuden a planear una campaña que incluya una medición y un monitoreo constante del progreso para garantizar el éxito.

4) Flujo de efectivo. En los negocios, la clave del éxito es el flujo de efectivo. Los dueños de negocios necesitan dividir el proceso de negocios en cinco áreas (Generación de Prospectos, Tasa de Conversión a Clientes, Número de Transacciones por Período, Monto Promedio de Venta y Margen de Utilidad), sin importar el tipo de empresa. Al aplicar, probar y medir estrategias inteligentes para esos 5 caminos hacia las utilidades, las ventas se incrementan y aumenta, de manera dramática, el flujo de efectivo y las ganancias del negocio.

5) Mantente arriba de la línea. Tanto los dueños de negocio, ejecutivos y empleados, deben jugar por “encima de la línea”, es decir, tomando conciencia de su capacidad, siendo responsables de sus acciones y de su equipo. Aquellos que juegan por debajo de la línea culpan a los demás por sus errores, buscan excusas y rechazan sus responsabilidades.

6) T.E.A.M. No sólo es la palabra en inglés que designa a equipo, también es el acrónimo de Together Everyone Achieves More (Juntos podemos lograr más). Pero, ¿cómo puede el dueño de negocios lograrlo? Hay seis claves para construir un equipo sensacional: (1) crea y expresa tu visión; (2) mantén con tu equipo metas en común de manera que todos estén en la misma sintonía; (3) define las reglas del juego; (4) desarrolla un plan de acción; (5) exige el 100% de involucramiento y compromiso, asegúrate de ello y finalmente (6) los dueños de negocios deben aceptar con responsabilidad la Toma del Riesgo y motivar la innovación examinando los errores en busca de aprendizaje y no de culpas.

Cada vez que das un descuento, tu negocio muere un poco más...

Por Coach Martín Sánchez

ActionCOACH Sureste

México

¡Qué exagerado, pero si es una práctica de los más común!

Desafortunadamente así es, el dar descuentos como estrategia para ganar o retener clientes es de lo más común pero sólo por ignorancia y esta (la ignorancia) es una de las principales causas, la principal tal vez, por las que sólo el 10% de las empresas logra llegar a su 5to. año de operación y el 80% de las mismas quiebra antes de cumplir su 1er. aniversario.

El dar descuentos es uno de los principales asesinos de tu negocio, si no me crees, checa este ejemplo:

Imagina que tu artículo estrella, aquel por el que todos tus clientes te buscan, te deja un margen de utilidad bruto del 20% y de un buen día te llama el cliente que más te compara este artículo para decirte que las cosas están muy duras y que le des un 10% de descuento. Vamos, es sólo un 10%... pues bien, si accedes a esta petición, deberás estar consciente de que debes venderle el doble en esa transacción (leíste bien, el doble!) para quedarte con la misma utilidad. ¿Cuántas veces podrás conseguir eso de tu cliente?.

¿Ahora te explicas por qué tal vez tu negocio vende bien pero no genera la utilidad que tú necesitas para hacerlo crecer?

Si en realidad quieres desarrollar tu negocio, es indispensable que implementes una política de "cero descuentos" y que tu estrategia de ventas vaya mucho más enfocada a generar el valor al negocio de tu cliente que simplemente darle el mejor precio.

A la larga esto no beneficia a nadie pues tarde o temprano vas a tener que bajar la calidad de tu producto o servicio para soportar los costos, siempre habrá algún lunático ignorante que esté dispuesto a vender incluso por debajo de su costo y el consumidor final obtendrá mercancía o servicios cada vez de más baja calidad.

Piensa en esto por un segundo: ¿recuerdas el último cliente que ganaste o retuviste dándole algún descuento o mejorando la oferta de alguno de tus competidores?, si llegara otro competidor mañana y le diera un precio aún mejor que el tuyo, ¿qué tan seguro estás de que ese cliente permanecerá contigo a pesar de la mejor oferta?

Tip de negocios: El que por precio vive, por precio muere.

Sistematiza la Rutina y Humaniza las excepciones

Por ActionCOACH México

La regla básica de la sistematización es: “Sistematiza la rutina y Humaniza las excepciones”.

Los sistemas efectivos pueden ahorrarte tiempo y dinero, tanto a ti como a tu equipo. Un sistema significa que las cosas se realizan de manera consistente, sin depender tanto de los miembros del equipo. Cualquier cosa que no pueda sistematizarse deberá ser realizada por un miembro del personal. Trata siempre de implementar un sistema en lugar de emplear más gente.

El primer paso para sistematizar tu negocio es registrar los pasos que se requieren para llevar a cabo todas las tareas importantes de tu negocio. El siguiente paso, cuando es posible,  es la automatización.

Esto es lo que sucede cuando llega un pedido:

1) Un cliente llama y hace un pedido.

2) El dueño del negocio (o la persona a cargo) toma nota en una hoja de papel.
3) El dueño del negocio (o la persona a cargo) escribe los materiales que requerirá para hacer el trabajo. (Es posible que olvide alguno de los materiales)
4) Después, procede a revisar los estantes para ver si necesita resurtir alguno de los materiales.

Con un sistema automatizado esto es lo que pasa, y sucede TODO con sólo oprimir una tecla:

1) El dueño del negocio (o la persona a cargo) ingresa el nombre del cliente en la computadora. (La computadora deberá tener toda la información relevante de dicho cliente, así como el pedido que hizo la última vez e incluso, si tiene alguna factura pendiente o no).

2) Al ingresar la orden, la computadora le informará si los materiales necesarios para surtir la orden están en existencia o no.

3) La computadora imprime una lista de los materiales que se ordenarán, programa la hora en la máquina en que se hará el producto, establece el momento en que el producto estará listo para enviarse al cliente, y emite una factura y una etiqueta de envío.

Ahora, quizá estarás pensando que la automatización de tu negocio puede ser muy compleja y costosa. Pero esto no es cierto. El precio del equipo de cómputo sigue cayendo, haciéndolo accesible para cualquier negocio. Hemos ayudado a muchos negocios a organizar sus primeros pasos y procedimientos para después proceder a la automatización.

Los dueños de los negocios están sorprendidos de la manera en que han incrementado su eficiencia y sus ventas. Además, debido a la consistente calidad de sus productos y servicios, pueden costear el software necesario en muy poco tiempo.

Sin importar si eres el dueño o el gerente del negocio, puedes incrementar efectivamente el saldo del balance general a través de la sistematización de procedimientos. De esta manera, por medio de la sistematización tendrás la seguridad de que tu negocio sea eficiente al ofrecer un producto o servicio. No solamente dormirás mejor sabiendo que no tienes necesariamente que estar presente para mantener funcionando tu negocio, sino también porque tu negocio será más rentable. Es importante que estés consciente de que una computadora tiene mucho más potencial para tu negocio si dejas de verla como una simple máquina de escribir.

La sistematización de tu negocio también puede resultar tu ventaja competitiva. Los clientes se verán beneficiados al mantener tu negocio funcionando de manera efectiva y entregando consistentemente productos o servicios de mayor calidad sin importar si tú estás cerca o no. Muy pronto, los clientes que le compran a tu competencia y que están cansados de una calidad inconsistente te estarán comprando a ti. Por lo tanto, todo lo que necesitas hacer es HACERLES SABER a tus clientes y prospectos sobre las NUEVAS MEJORAS en tu negocio que te ayudarán a servirles mejor.

Recuerda:

Los sistemas manejan tu negocio…

El personal opera los sistemas…

Tú diriges al personal…

 

¿Tu Negocio está creciendo o muriendo?

Por Coach Hendre Hilma

ActionCOACH Indonesia

Como un Coach de Negocios, frecuentemente los dueños de negocios me preguntan si es verdad que el 80% de los negocios nuevos fracasan en los primeros 5 años de vida.

Y, ¿qué les pasa a esos que sobreviven los primeros 5 años? ¿Cuál es la razón principal de que fracasen? Y aún más importante, ¿cuál es la clave del éxito para que un negocio sea exitoso?

Este fenómeno sucede por todo el mundo, Indonesia está incluida. Existen muchas razones por las cuales un negocio fracasa. Si nos enfocamos en el 20% de los negocios que son exitosos, vamos a notar una serie de características.

Generalmente se caracterizan por:

1.- Un dueño de negocio con una mentalidad abierta y con una naturaleza dispuesta a aceptar los cambios que ocurren y se pueda adaptar a tales cambios.

2.- Un dueño de negocio que pregunta y busca consejo de personas que son expertas, consultores. También siguen consejos de un buen contador, un abogado, inclusive de expertos en ventas y mercadotecnia, todo para hacer crecer su negocio.

3.- Un dueño de negocio que está dispuesto a aprovechar los cambios en tecnología, progreso económico y proceso de ventas.

4.- Conciencia. Los dueños de negocio que triunfan son conscientes de sus márgenes de utilidad y de su flujo de efectivo. Toman acción inmediata para implementar cambios en sus negocios.

5.- Sistemas. Han creado un sistema que es fácil y simple, que se puede aplicar en su negocio. Con la presencia de este sistema, cualquier dueño de negocio se puede enfocar en el crecimiento de su negocio.

6.- Cultura. El dueño de negocio exitoso crea un buen ambiente y una cultura en su negocio. La comunicación entre los diferentes departamentos debe fluir de manera efectiva, por lo tanto el negocio tendrá un equipo sólido que trabaja unido y es productivo.

En el desarrollo de un negocio competitivo, estas 6 cosas son necesarias para mantener el éxito del negocio. Trabajar con un “Consejero Confiable” que pueda asistir a tus  empleados, para que los dueños de negocios puedan lograr sus metas es otro método. 

Un “Consejero Confiable” es mejor conocido como un “Coach de Negocios”

Clientes vendiendo por mí, ¡Claro!

Por: Coach Martín Sánchez

ActionCOACH Sureste

México

Los clientes fanáticos son aquellos que no sólo les contarán a sus familiares y amigos  acerca de ti, si no que los llevarán a tu negocio y prácticamente harán la venta por ti.

¿Te gustaría tener este tipo de clientes? A continuación te muestro algunos tips que te ayudarán a que tus clientes regresen una y otra vez y además traigan a sus amigos.

·         Llámalos por su nombre.

·         Envíales tarjetas de agradecimiento.

·         Pídeles que regresen.

·         Véndeles todo lo que necesiten para obtener el máximo beneficio con su compra.

·         Llámalos para saber que están bien.

·         Llámales cuando te llegue mercancía que pueda interesarles.

·         Seguimiento y seguimiento.

·         Promete menos, entrega más.

Implementa estos consejos, empezando tú como dueño con el ejemplo, poco a poco tu equipo  hará lo mismo.

Si tú te preocupas por tus clientes, tus clientes se preocuparán por ti y te ayudarán a que tu negocio crezca. Así de simple.

¿Quieres ser más productivo?

Por ActionCOACH México

¿Cuántas horas al día dedicas a ser productivo?

Tenemos la tendencia de posponer las cosas, aplazamos pendientes que bien podrían realizarse en el momento. Tomamos acción hasta que ya es demasiado tarde. Lo preocupante es que buscamos ser productivos sin tomar en cuenta la variable tiempo.

En las empresas, los dueños buscan formas eficientes para administrar su tiempo. La jornada laboral para ellos y sus empleados no cumple con las metas que se establecen a corto y largo plazo. Es común que los horarios de trabajo se extiendan en horas extras, muchas de las veces, sin obtener ningún beneficio adicional.

¿Cómo lograr ser más eficiente con la administración del tiempo?

Aprende a priorizar y entender TU relación con el tiempo. Piensa en las necesidades de tu negocio y sobre todo en las de tu vida personal.

Esto es importante:

Organiza y orienta tus acciones.

Define objetivos empresariales y personales.

Establece horarios de trabajo y diversión.

Fija tareas diarias y no dejes pendientes.

Vive el aquí y el ahora.

El tiempo de calidad radica en la postura que tomes frente al manejo de tus labores diarias.

Establece prioridades, deja que la balanza realice su función.

Es AHORA que debes de encontrar un equilibrio.

No olvides que lo importante es que desarrolles todo tu potencial sin poner en riesgo tus sueños y metas. Sin dejar de disfrutar de la vida.