Por
ActionCOACH Leonardo Ocando.
Quizás
no esté consciente de que tiene algunas opciones reales para el manejo de su
tiempo. Puede optar por dejar de hacer, de una vez por todas, algunas
actividades que absorben mucho tiempo y que son de escasa productividad, sin
afectar negativamente su trabajo o vida personal. De hecho, al dejar de hacer
conscientemente algunas actividades poco productivas e innecesarias, quedara a
tiempo para invertirlo en tareas más satisfactorias y productivas.
¿EN
QUÉ CONSISTE SU TRABAJO?
Administrar
el tiempo laboral requiere, primero que nada, revisar “Que es lo que hace”, de
esta manera puede averiguar porque lo lleva a cabo, que es lo que quiere
conseguir, y si lo está haciendo de la forma adecuada.
Si
quiere organizarse en serio, puede empezar anotando las distintas tareas que
lleva a cabo durante una semana. Tal vez resulte muy fastidioso pero solo
cuando sepa cómo está empleando su tiempo, podrá emitir juicios acerca de sí lo
empleo en lo que debe o no. Entonces puede pensar en cómo debería organizar la
jornada y decidir que tareas son prioritarias.
Elabore
una grafica para el análisis del tiempo y tareas; apunte toda actividad que
emprenda conforme le sea asignada y el tiempo que le ha ocupado. Probablemente
se sentirá aterrado al ver cuánto tiempo pasa atendiendo, interrupciones no
programadas, como pueden ser llamadas telefónicas que quiere atender
inmediatamente, en vez de esperar a terminar la tarea que está efectuando
actualmente, o en hablar con un compañero que pasa por la oficina para charlar
un rato.
Seguramente
no se ha dado cuenta de cuantas tareas ha iniciado y no concluido, o del poco
tiempo que ha empleado en asuntos muy importantes.
Las
funciones y responsabilidades no definidas pueden provocar tremendas pérdidas
de tiempo y eficiencia. Cuanto más claros estén los convenios, expectativas,
funciones y responsabilidades, mas serán las posibilidades que tiene uno para
administrar su tiempo.
Un
análisis de la grafica de análisis de tiempo y tareas actuarían como puntos de
referencia para que tanto el subordinado como el gerente comiencen a aclarar
cuanto tiempo debe invertirse en cada área.
El
caso en que la persona está ocupando un nuevo puesto administrativo, el primer
paso es trabajar estrechamente, al principio, con su supervisor inmediato para
determinar cuáles son las funciones y las expectativas. Cualquiera que sea la
función o responsabilidad determinadas que usted quiera aclarar, es cosa de
usted, por tanto es solo responsabilidad suya tener lo más claro posible lo que
se espera de usted en su puesto.
ESTABLECIMIENTO
DE PRIORIDADES.
La
clave para dar prioridades a las tareas productivas es comprender claramente
nuestras metas y valores. Si no hemos tenido tiempo para determinar lo que es
importante para nosotros, nos va a ser difícil darnos cuenta incluso de lo que
merece nuestro tiempo.
Cuando
sabemos que hay varias cosas por hacer durante el día o durante la semana
próxima, es útil conceder a cada tarea una prioridad en relación con las otras.
Una
sugerencia valida que le ayudara a poner en claro como se establecen
prioridades; es confeccionar una lista de todo lo que tenga que hacer, no solo
de los problemas inmediatos cotidianos, sino de los objetivos y tareas a largo
plazo. No tiene que seguir un orden concreto, analícelo a fondo y escriba lo
que se le ocurra. La lista de lo que tiene que hacer contiene tareas pequeñas o
grandes, urgentes y no tan urgentes, aburridas y emocionantes, a corto y a
largo plazo.
¿Cuánto
tiempo tiene que emplear en la tarea? Determinado por lo importante de la
tarea.
¿Con
qué rapidez debe terminar la tarea? Determinada por lo urgente que sea la tarea.
La importancia y la urgencia no son los mismos. Una tarea urgente no tiene
porque ser importante. Puede ser urgente pero trivial. Si algo es importante y
urgente, hay que concederle la máxima prioridad.
PLANIFICACION
Y FIJACION DE METAS.
Planificar
significa actuar de forma proactiva o de anticipar los eventos. Una vez que se
define exactamente qué es lo que va a ejecutar, de acuerdo a los criterios
importancia y urgencia, de inmediato se aplica la estrategia para la fijación
de metas.
En
forma secuencial se parte de la meta, se fija el tiempo, se asignaba otros
recursos, se establecen las actividades, se prevén los obstáculos y se fijan
los niveles de excelencia. Este proceso es cognitivo, afectivo e implica
acción; de tal forma que genera una manifestación de motivación al logro o
tendencia a la superación.
CARACTERISTICAS
DE LAS METAS.
Ser
especifica
Ser
medible
Ser
alcanzable, aunque sea retadora
Orientada
a resultados
Tener
un parámetro de tiempo fijado
Con
este esquema de planeación, logrará sentir que está avanzando en las cosas
importantes para usted, su empresa y su vida en general, y no que está atascado
de urgencias o “fuegos que pagar”, que al final del día le agotan, le provocan
estrés y angustia de sentir que no progresa hacia sus objetivos.
Un
ActionCOACH puede ayudarte a planear tus actividades de una forma más
eficiente, para mayo información comunícate con nosotros a los teléfonos (998) 8846477 y 8844420.
