¿Cómo Crear un Calendario Efectivo?

Por. ActionCOACH Michelle Landis

“Empiezo cada día con un horario planeado, pero no puedo apegarme a el con todas las “emergencias” que aparecen durante el día. ¿Cómo puedo solucionar esto?”

Una herramienta que para asegurar que siempre tendrás tiempo para tus “grandes rocas” y otras tareas necesarias, es lo que se llama un “calendario predeterminado”. En esencia el calendario predeterminado son bloques de tiempo en donde agendas citas contigo miso para trabajar en tus “grandes rocas”.

Si no agendas estos tiempos, es muy probable que tu  día se llene  con actividades que te harán perder el tiempo.

¿Un calendario predeterminado es solo un calendario, cierto?

Un calendario predeterminado NO es solo un calendario, como el que tienes en tu teléfono, en el Outlook o en tu escritorio en donde tienes una lista de reuniones y citas. Un calendario predeterminado te muestra específicamente lo que debes hacer y cuando debes hacerlo – sin peros o distracciones.

4 Pasos para un Calendario Predeterminado

Paso 1.- Empieza con una semana en blanco y llena todos los días y horas que estarás trabajando.

Paso 2.- Después, usando bloques de tiempo, llena cuando tus TAREAS PRIMARIAS. Estos son las cosas “Grandes” que tienen que hacerse en un plazo determinado. La regla es que estos no pueden tomar más de 50% de calendario.

Paso 3.- Usando un 25% de tu calendario, llena tus metas que están en segundo nivel – secundarias a tus grandes rocas pero esenciales par tu semana laboral.

Paso 4.- Ahora, con lo que queda libre crea tu tiempo de “planeación” o “horas de oficina”. Puedes usar tus horas de oficia para ponerte al corriente con deberes más pequeños y para planear la siguiente semana. Es muy importante que respetes estas horas de oficina para asegurarte que las tareas importantes (primarias y secundarias) se completen.

Por qué deberías hacerlo

Al crear un calendario predeterminado efectivo, puedes identificar exactamente lo que tienes que hacer, cuándo debes hacerlo y cuánto tiempo debe tomarte. Será la personificación del sabio profesional en el que te estás convirtiendo – sin prisas, calmado, proactivo y organizado. Un calendario predeterminado te da instrucciones específicas – para que incluso en los días que te sientes abrumado – exista una lista de instrucciones claras para lo que se necesita hacer.

No te desanimes

Puede ser un poco difícil a veces el atenerte a tu agenda, especialmente al principio. De hecho, puede sentirse como un nuevo tipo de auto disciplina.

Seguidamente les recuerdo a mis clientes que toma alrededor de 21 días en que se forme un nuevo hábito. Y toma alrededor de 90 días para que un nuevo hábito esté firme, así que sigue con el y no te des por vencido.

Un pensamiento final

Recuerda que el tiempo es el activo más valioso que un dueño de negocio tiene. No te dejes atrapar por los ciclones de actividades que desperdician tu tiempo en el curso del día o de la semana laboral. Ten un calendario predeterminado a todo tiempo, para que tu excelente planeación no se vaya a la basura.

¿Funciona el Marketing UNO a UNO?

Por ActionCOACH Latinoamérica

En la actualidad, si quieres hacer grandes ventas es importante ofrecer a tus clientes atención personal y adaptarse a la medida de sus necesidades. Ten en cuenta los siguientes principios básicos y comienza a tener clientes 100% satisfechos.

1) ¿Quiénes son tus clientes?  Es importante contar con una base de datos de todos tus clientes. Documentar su facturación, y conocer cuáles son sus tipos de compras. Mantén tu base de datos actualizada y podrás tener al día la información de todos tus clientes.

2) Comunicación con tus clientes: Mantenlos siempre informados sobre tus promociones y novedades.  Invítalos a tu oficina, organiza una reunión y comparte con ellos tus nuevos productos y servicios.

3) Analiza los gustos de tu cliente: Siempre será básico que conozcas lo que le gusta a tus clientes. Recuerda que cada uno es diferente y cuenta con necesidades únicas.

4) Intereses de tus clientes: Genera empatía con ellos, conoce sus valores y principios. Sólo de esta manera podrás satisfacerlo y lograr con ello una relación sustentable y duradera.

5) Siempre da el 100%:   No dejes de lado los pequeños detalles, atiende a tus clientes de la misma forma en que te gustaría ser atendido.  Un cliente insatisfecho te creará una mala imagen.  Siempre mantente preparado y listo para la acción.

6) Escucha mucho y habla poco: Lo más importante para un vendedor es acercarse a su cliente y escuchar con atención sus necesidades. Después de hacerlo, entonces haz las preguntas y ofrécele el producto adecuado.

7) Maneje las objeciones del cliente para acercarte más a él: Cuando alguien replica algo lo que más desea es convencer… de tus objeciones obtén armas para complacer a tu cliente y para  lograr la venta.

8 ) No critiques a la competencia: La base de toda relación sólida es la honestidad, y en los negocios es fundamental.   Enfócate en resaltar la bondad de tus productos y olvídate de la competencia.

9) No discutas con tu cliente: Intercambia opiniones, intenta siempre llegar a un acuerdo. La discusión sólo producirá distanciamiento entre las dos partes.

10) ¿Ya vendiste? No desatiendas a tu cliente: La venta, aún cuando se concreta no termina nunca, está presente en cada una de las interacciones. Crea relaciones duraderas y productivas.

¡Y sobre todo… mantén una actitud positiva y muy optimista!

Implantar una cultura de reuniones Eficaces

Por ActionCOACH

¿Cuáles son las claves que nos ayudarán a sobrevivir a las mismas, e incluso, conseguir algún resultado de ellas?

La única forma de atajar este problema pasa por un cambio cultural, por decir “basta” como organización. Demasiadas veces se ha intentado enfrentar el problema con iniciativas aisladas, personales en muchos casos, que sólo han tenido un éxito parcial… y es que, no olvidemos, que: “Estar reunido NO es lo mismo (necesariamente) que estar trabajando.”

Para conseguir ese cambio cultural existen varias fases en las que focalizarnos:

Asumiendo que la reunión ha sido planificada correctamente, existen algunos puntos importantes en los que debemos enfocarnos en nuestro afán de cambiar la cultura de la organización (tarea harto difícil pero no imposible):

*PREPARACIÓN: Asumiendo que se ha planificado correctamente la reunión, todos los asistentes a la misma tienen claro:

- Que puntos concretos se van a tratar

- Que papel se espera de ellos en cada punto

- Cuanto tiempo tiene asignado cada punto

- Que información previa / documentación deben haber leído (y asegurarse que lo han hecho!)

– Que tipo de reunión es: Informativa / Discusión / Pedir permiso.

*PUNTUALIDAD: Una de las cosas que invariablemente provoca retraso en las reuniones son las “pequeñas faltas de puntualidad”. No hablo de esa persona que llega 15-20 min tarde, sino del continuo goteo de asistentes cada 2 minutos… que produce que desde el primero al último pueda haber transcurrido hasta 15 minutos perdidos. Para ello, nada mejor que establecer alguna regla que incentive la puntualidad.

*COMIENZO: Se debe comenzar leyendo el orden del día, lo que pone a todo el mundo en “la misma página”, y preguntar si alguien quiere introducir algún cambio.

*ESPACIO: El espacio donde se realice la reunión debe ser adecuado para ello, es decir, las condiciones de la sala deben cumplir los mínimos requisitos para esto. Aquí te damos en siguiente consejo: ¿Ya pensaste en ELIMINAR LAS SILLAS DE LA SALA?  Aunque a primera vista pueda parecer una pequeña barbaridad, la realidad es que obliga a concretar, y no perder el tiempo… ¡piénsalo!

*MODERACIÓN: Para que esa agenda pase de la “expresión de deseo” a la “realidad”, el papel del moderador cobra una importancia crucial. Debe existir una persona en la reunión que se encargue de hacer que la gente no salga de la “hoja de ruta” y discuta los temas que están en la agenda, controle los tiempos y cuando sea necesario sea capaz de decir: “No estamos avanzando por esta vía: dejemos éste tema para otra ocasión”

*DURACIÓN: La realidad es que en general no debería superar la hora, ya que si no la atención disminuye de forma drástica.

*TOMAR  NOTAS: Es especialmente importante que, además de que cada participante tome sus notas de una forma correcta, que exista una persona encargada de redactar un acta “2.0” (muy sencilla y operativa).Además, es recomendable tomar fotografías de esquemas, figuras…etc. dibujadas en cada pizarra y enviarlas a posterior como material de soporte.

*FINALIZAR: El objetivo último de la reuniones es TRANSFORMAR DECISIONES EN ACCIÓN. Para ello, a lo largo de toda la reunión, pero especialmente al finalizar debe quedar perfectamente claro:

- QUÉ acciones concretas se deben abordar (y no “buenas intenciones”, sino acciones únicas y atómicas, con el mismo concepto de “Próxima acción”)

– QUIÉN es el responsable de ejecutar cada acción

- CUÁL es el plazo para cada una de dichas tareas

- Si aplica, fecha de la próxima reunión

¿QUÉ OPINAS? ¿QUÉ OTRAS TÁCTICAS O TRUCOS CONOCES?

Que tu crecimiento no afecte tu flujo de efectivo.

Por Brad Sugars

CEO Global ActionCOACH

 

Todo mundo quiere hacer crecer su negocio, pero hacerlo crecer es un gran desafío para el cual no estamos preparados. Si tu empresa crece muy rápido, tendrás problemas de flujo de efectivo  y no hay vuelta atrás. Puede ser que tengas más clientes de los que puedes atender y necesitas crecer tu equipo o comprar más espacio, para mantener la capacidad de atender a los clientes nuevos.

Cualquiera que sea el reto, tienes 2 opciones para resolver el problema. Si sabes lo que haces, puedes capitalizar tu crecimiento; o encontrar un inversionista que tome las decisiones. De alguna u otra forma debes de aprender a manejar tu flujo de efectivo.

Pero ¿Cómo empiezas? Primero, revisa tu gap de efectivo

El gap de efectivo es ese tiempo de espera que hay entre lo que hay que invertir para crecer y que tanto tardas en crecer. Este es un ejemplo muy sencillo de cómo surgen los problemas por medio del flujo de efectivo. Supongamos que compras cierta cantidad de acciones hoy, las ordenas y en 30 días tienes que pagar por ellas. Vendes esas acciones a alguien para que las pague a 30 días y muchos de ellos toman 60 días en pagar. Ahora ves como el gap de efectivo puede traerte problemas mayores. Lo que la mayoría de las compañías deberían de ver en ese escenario, es cómo cambiar el modelo de compra-venta. De dejar que la gente compre con solo promesas y pasar a que compren con el dinero en la mano o a pagar en un corto plazo.

Pero ¿qué pasa con las compañías que ya están dentro de la industria que tienen problemas con su gap de efectivo?, por ejemplo los contratistas. ¿Cuándo fue que pagaste por el trabajo de remodelación que hicieron a tu cocina? Muy probablemente al final. ¿Por qué?  Porque, así es como siempre ha sido.

Esa forma de pensar es la que está dañando el negocio y definitivamente lo llevara directo a caer en el gap de efectivo y a más problemas con su flujo de efectivo.

Revisa los términos de pago, consulta con tus clientes la posibilidad de que te paguen mientras se está instalando o define el mejor momento para que no afecte a tu flujo de efectivo. En resumen, enseña a tus clientes como hacer negocios contigo.

Y con esta idea si tu requieres pagar algo a 30 días, pero tus clientes solo pueden pagarte a 60 días, mejor consíguete mejores clientes que sí quieran trabajar contigo y tus términos. No dejes que esto estorbe tu crecimiento.

Recuerda, el crecimiento real no depende del tamaño de tu negocio, depende de que tan grandes sean sus ganancias. Crecer por crecer es lo peor que puedes hacerle a tu negocio, pero si entiendes tu flujo de efectivo, el gap de efectivo y a manejar el crecimiento, tendrás un negocio con finanzas sanas.

¿Por qué amamos tener un presupuesto?

Por ActionCOACH Evan Rubenstein

La gente con la que he trabajado sabe que me gusta mucho trabajar bajo un buen presupuesto. He realizado muchos presupuestos a lo largo del año y siempre agrego ciertos toques especiales a cada uno. 

 En los negocios, las ideas te llevan a un plan, un plan te lleva a la acción y una acción genera un resultado. Una buena idea con un mal plan nunca funciona. Al final del día, todo plan tiene que estar sujeto a un presupuesto y a una proyección de tu flujo de efectivo. Si no puedes hacerlos trabajar en papel, no funcionara en la vida real.

Cuando realizas un buen presupuesto, muchas de las trabas financieras de tu negocio pueden ser comprendidas y resueltas. Si tú sigues tu presupuesto sin muchas variantes, saldrás con un estimado de lo que planeaste

Existen varias herramientas o templates disponibles en la red para que los puedas utilizar, pero en mi opinión, creo que cada dueño de negocio debe de construir su propio reporte usando Excel, si eres creativo, puedes hacer cosas muy complejas en tu presupuesto, con el fin de tener un reporte más completo y versátil que pueda resolver muchos “¿Qué pasaría si?…” como:

• ¿Qué pasaría si agregamos una persona más al personal?
• ¿Qué pasa si perdemos ganancias?
• ¿Qué pasa si reducimos fechas de corte?
• ¿Qué le pasaría a nuestro flujo de efectivo si creciéramos demasiado rápido?

Además, si realizas tu presupuesto de una manera adecuada, podrás usar la misma hoja de trabajo cada año, haciendo cambios muy mínimos. Ese reporte se convertiría en una herramienta esencial a la hora de evaluar:

• Nuevos productos y oportunidades de mercado
• Costos y cambios de personal
• Dirigir mejor las ventas
• Ver más opciones de financiamiento
• Requerimientos de capital

Usarlo de manera mensual para evaluar el performance financiero, te dará una visión de las mejoras que este requiera.

En resumen, un presupuesto es una herramienta muy versátil, y comprendiendo bien las finanzas de nuestro negocio nos hará llegar más lejos y alcanzar esos objetivos que planeas mucho más rápido.

 

 

 

¿Cómo manejar la adversidad de tu empresa?

Por: Equipo ActionCOACH

Muchos gerentes de empresas y profesionales de alto rango brillan por su inteligencia y formación profesional. Sin embargo, muchos de ellos no saben manejar los momentos de adversidad y experiencias negativas que sufren sus empresas.

Hoy te entregaremos algunos consejos para que manejes las etapas adversas y que logres transformar las experiencias negativas en oportunidades para tu negocio.

Actitud positiva: “Al mal tiempo, buena cara”, según el dicho popular. Esto es bastante cierto en materia de negocios. El primer paso para afrontar un momento de crisis radica en estar positivo. Ante la adversidad es fundamental concentrarse en las cosas buenas y mantener el optimismo con respecto a un futuro mejor.

Objetivos sólidos: Entre más sólidos sean tus objetivos, mayor será tu capacidad de digerir un momento de adversidad. Los objetivos claros y sólidos implican una fuerte convicción en lo que se hace. Si hay bases fuertes, los golpes se podrán asimilar mejor.

Asistencia: Es importante tener la capacidad de saber pedir ayuda cuando la necesitamos. En un momento de adversidad, la ayuda y el consejo de personas con experiencia nos pueden ayudar a poner las cosas en perspectiva para salir adelante.

Velocidad de reacción: Cuando la adversidad se presente a las puertas de tu empresa, es necesario analizar la situación y moverse con rapidez para mejorarla. Los ejecutivos de éxito saben pasar con agilidad de un estado de análisis de causas a uno de implementación de respuestas para atacar el problema.

Capacidad de entender: Tal y como sucede en la vida, debes entender que a las empresas también se les presentan sus momentos de adversidad. Si logras tener esto claro, lograrás evitar caer en la depresión o el pánico cultivando dentro de ti una actitud que siempre te ayudará a querer intentar algo nuevo.

Si eres capaz de poner todas estas sugerencias en práctica, podrás convertir los momentos de adversidad en verdaderas oportunidades de crecimiento personal y profesional.

Atraer Mejores Empleados

Por. ActionCOACH Mark McNulty

Una de las quejas más comunes que escucho cuando asisto a diversos eventos de networking y reuniones de la cámaras es " no puedo encontrar buenos empleados” . Bueno, en esta época de alta tasa de desempleo y pocas ofertas de trabajo, tuve un tiempo difícil creer que esta escasez de empleados de calidad realmente existió.

Pasé algún tiempo investigando en la materia - principalmente mediante mis propios clientes - y redescubrí algunas verdades sobre los empleados.

La verdad #1 que  volví a aprender es esta - conseguimos los empleados que nos merecemos.

Si desea atraer y retener a estos " mejores empleados”, entonces usted necesita convertirse en un mejor líder para su negocio y equipo. Los animo a mirar alrededor de su negocio, y aún más, mirar en el espejo. ¿Confía en que un mejor empleado querría trabajar para usted en su negocio? Como la mayoría de los temas de negocios, hay miles de libros sobre liderazgo, cada uno con su toque personal de lo que se necesita para ser un gran líder. Después de leer muchos de ellos, y asistiendo a numerosos talleres y seminarios de liderazgo, esto es lo que he encontrado.

Los estudios han demostrado que la confianza en el líder es el predictor más fiable de la satisfacción de los empleados en una organización.

La comunicación efectiva en tres áreas críticas es la clave para ganar la confianza de la organización, y consiste en:

Ayudar a los empleados a entender la estrategia general del negocio de la compañía.

Ayudar a los empleados a entender cómo contribuye al logro de los objetivos clave del negocio.

Ofrecer información a los empleados sobre en cómo está la compañía y cómo su propia división o departamento está - en relación con los objetivos estratégicos del negocio.

 Así que, básicamente, debe ser digno de confianza y debe ser capaz de comunicar una visión de hacia dónde se dirige. Su trabajo después es completar los cuatro pasos siguientes en su empresa:

• Crear la Visión y Misión para su empresa
• Involucre a sus empleados en la Visión - ayúdeles a ver cómo pueden participar en ella
• Inspírelos a alcanzar la Visión
• Deles las herramientas, la confianza y el respeto que se necesitan para llevar a cabo su visión

Cuando llegue la hora de contratar al próximo empleado, antes de hacer cualquier otra cosa, mire alrededor de su negocio y mire en el espejo.

¿Está usted realmente preparado para la tarea de liderar al próximo gran empleado, o tiene que hacer algo de trabajo en usted y su negocio para que el empleado que se merece sea el que tenía en mente para llevarlo al siguiente nivel.